Соответствие GDPR — это не только политики конфиденциальности и баннеры с куки. Ваши реальные практики работы с документами — как вы создаёте, храните, распространяете и уничтожаете PDF с персональными данными — являются основой соответствия.
Чек-лист Соответствия Документов GDPR
Перед Созданием/Получением Документов
- ☐ Определите категории персональных данных в документе
- ☐ Подтвердите правовую основу обработки (согласие, договор, юридическое обязательство и т.д.)
- ☐ Определите срок хранения до создания документа
Перед Внешним Распространением
- ☐ Удалите метаданные, раскрывающие внутреннюю информацию — используйте Инструмент Очистки Метаданных
- ☐ Отредактируйте персональные данные, не нужные получателю — используйте Инструмент Редактирования PDF
- ☐ Зашифруйте, если документ содержит конфиденциальные персональные данные — используйте Инструмент Шифрования PDF
- ☐ Убедитесь, что у получателя есть надлежащие меры защиты данных
Хранение и Сроки
- ☐ Храните документы с персональными данными с контролем доступа
- ☐ Шифруйте хранимые документы с данными специальных категорий
- ☐ Документируйте расписание хранения и процедуры удаления
Запросы на Права
- ☐ Процесс для выявления всех документов, содержащих данные конкретного человека
- ☐ Возможность предоставить копии (переносимость данных)
- ☐ Возможность отредактировать или удалить персональные данные из конкретных документов
Быстро редактируйте персональные данные из документов для запросов GDPR: Инструмент Редактирования PDF — бесплатно онлайн
Распространённые Ошибки GDPR при Работе с Документами
- Отправка резюме или HR-документов с нередактированными конфиденциальными данными
- Распространение контрактов с метаданными, раскрывающими внутренние переговоры
- Хранение документов с персональными данными сверх срока хранения
- Хранение персональных данных в незашифрованных PDF на общих дисках
Часто Задаваемые Вопросы
Каковы штрафы GDPR за неправильное обращение с документами?
До 20 миллионов евро или 4% глобального годового оборота за наиболее серьёзные нарушения. Даже нарушения более низкого уровня могут достигать 10 миллионов евро или 2% оборота.
Применяется ли GDPR к PDF, хранящимся на моём компьютере?
Да — если эти PDF содержат персональные данные жителей ЕС, GDPR применяется независимо от того, где хранятся данные, включая локальные файлы и личные устройства.