Pentru contabili, departamentele juridice și auditorii externi, menținerea integrității absolute a structurilor de fișiere este esențială. Atunci când documentele fiscale, arhivele juridice sau folderele de închidere anuală a companiei sunt asamblate, dovada că niciun fișier nu a fost modificat sau alterat reprezintă o necesitate legală. Orice alterare neautorizată poate duce la amenzi mari sau chiar la respingerea probelor în instanță.

📂 Avantajul Registrului de Audit: Un borderou de fișiere semnat oferă o dovadă incontestabilă a stării unui folder la un moment dat. În loc să te bazezi pe încredere, DocInspector îți permite să generezi local un raport securizat criptografic.

Ce este „Advanced Bundle Report” și SHA-256?

DocInspector conține un modul numit Advanced Bundle Report (Rapoarte avansate). Acest instrument scanează recursiv întreaga structură de foldere, cataloghează fiecare fișier și calculează un hash unic **SHA-256** (o amprentă digitală unică) pentru fiecare document în parte.

Dacă o singură virgulă, formulă, proprietate de metadate sau pixel dintr-un document este modificat, codul său hash SHA-256 se va schimba complet. Compararea acestor hash-uri oferă o dovadă matematică a modificării sau integrității fișierelor.

Pas cu Pas: Crearea unui Registru de Audit Semnat

Pentru a securiza o structură de foldere înainte de a o trimite către arhivă sau auditori:

  1. Deschide DocInspector și selectează folderul principal al pachetului tău de audit.
  2. Mergi la secțiunea de Rapoarte și alege Advanced Bundle Report.
  3. Configurează setările raportului:
    • Asigură-te că opțiunea "Compute Cryptographic SHA-256 Hashing" este bifată.
    • Bifează exportul sub formă de **index HTML** sau **raport XML**.
    • (Opțional) Adaugă detalii precum numele auditorului, departamentul și data.
  4. Apasă pe Generate Report (Generează raport). DocInspector va scana local toate fișierele și va genera raportul în folderul principal.

Cum să Verifici Integritatea Folderului Ulterior

Dacă trebuie să verifici fișierele după câteva luni sau ani (de exemplu, în timpul unui control fiscal):

  1. Deschide DocInspector și selectează folderul arhivat.
  2. Alege opțiunea Verify Folder Integrity și încarcă raportul generat anterior.
  3. DocInspector va calcula automat hash-urile fișierelor curente și le va compara cu cele salvate în raport.
  4. Îți va afișa imediat un raport vizual detaliat:
    • Hash Potrivit (Verde): Fișierele sunt 100% identice și nu au fost modificate.
    • Fișiere Modificate (Roșu): Arată exact care fișiere au fost editate sau înlocuite.
    • Fișiere Noi/Lipsește (Galben): Evidențiază fișierele adăugate sau șterse ulterior.

Întrebări Frecvente

Este algoritmul de hashing sigur pentru datele confidențiale?

Da, hashing-ul este o funcție matematică unidirecțională. Conținutul fișierelor este procesat local pe calculatorul tău pentru a genera un șir scurt de caractere (codul hash). Conținutul documentelor nu este stocat și nu părăsește niciodată PC-ul.

Pot fi falsificate codurile hash SHA-256?

Nu, este imposibil din punct de vedere criptografic să modifici un fișier și acesta să își păstreze același hash SHA-256. Aceasta reprezintă o dovadă digitală standard acceptată în instanțe și de autoritățile de reglementare din întreaga lume.